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Im Rahmen Sendungsverfolgung können sich Adressanten und Empfänger von Postsendungen jederzeit über den aktuellen Standort einer Lieferung informieren: Das in der Logistik auch als Tracking und Tracing bezeichnete System gibt ganz einfach und unkompliziert Auskunft darüber, wo sich die Sendung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Darüber hinaus liefert es wertvolle Hinweise auf den voraussichtlichen Zeitpunkt der Zustellung. Als nützlich erweist sich diese Technik vor allem bei der Überwachung von Einschreiben und der Verfolgung von Paketen. Weiterhin erleichtert sie die Verbesserung des Versandbetriebes und wird zur Bearbeitung etwaiger Nachforschungsaufträge herangezogen. Die Überprüfung des Status durch die Sendeverfolgung ist demnach sowohl vor als auch während und nach der Zustellung möglich.

Vorteile der Sendungsverfolgung

Durch die Verfolgung von Sendungen ist der Versanddienstleister in der Lage, die zwischen allen Beteiligten der Logistikkette stattfindenden Übergaben zu überwachen und fehlerhafte Zustellungen schon während des Transports zu minimieren. Darüber hinaus dient das Tracking dem Schutz der Pakete vor Diebstahl und Schwund. Positive Wirkung entfaltet die Sendeverfolgung zudem in Bezug auf die Rechtssicherheit. Der Unternehmer erhält eine Bestätigung über jede erfolgreiche Zustellung und kann gegenteilige Behauptungen so ganz einfach entkräften. Ein Nachweis über die fristgerechte Lieferung kann ebenso problemlos erbracht werden.

Doch auch für Endkunden hat es Vorteile, eine Sendung online verfolgen zu können: Im Rahmen der kostenlosen Paketverfolgung können sie sich zu jeder beliebigen Tages- und Nachtzeit darüber informieren, wo ihre erwarteten Sendungen sind und erlangen deutlich mehr Kontrolle und Sicherheit. Da sich der Zeitpunkt der Zustellung recht gut abschätzen lässt, ist oftmals auch eine Umgestaltung des regulären Tagesablaufs möglich, sodass einer persönlichen Annahme nichts im Wege steht. Dies vermittelt ein gutes Gefühl.

Grenzen der Sendungsverfolgung

Im Hinblick auf die Aktualität der zur Verfügung gestellten Informationen stößt die praktische Sendungsverfolgung häufig noch an ihre Grenzen: Während Unternehmen, die auf moderne Handscanner der neuesten Generation setzen, von einer dauerhaften Verbindung zur Sendungsverfolgung profitieren und die Zustellung eines Pakets in der Regel schon binnen weniger Minuten anzeigen können, ist bei Logistikdienstleistern, die ältere Modelle verwenden, mit längeren Wartezeiten zu rechnen. Hier verbinden sich die Geräte nur alle ein bis zwei Stunden.

Ein weiterer Wermutstropfen: Auch in Zeiten der stark zunehmenden Vernetzung lässt sich nicht jedes Paket verfolgen. Ob und in welcher Form eine Verfolgung über das Internet möglich ist, richtet sich nach dem jeweiligen Land, dem gewählten Logistikdienstleister und nach der Art der einzelnen Sendung. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die Verfolgung einer klassischen Warensendung oder herkömmlicher Briefe ohne jedwede Zusatzleistung nicht angeboten wird. Zwar kann auch hier im Falle eines Verlustes ein Nachforschungsantrag gestellt werden, in Ermangelung einer Sendungsnummer aber findet kein Tracking der Frachtstücke an den einzelnen Umschlagpunkten statt. Wer mehr Sicherheit haben will, muss sich diese also erkaufen. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel der Versand eines Briefes als Einschreiben, Eil- oder Wertbrief. Der Inhalt einer Warensendung wiederum kann für einen vergleichsweise geringen Aufpreis als kostengünstiges Paket versendet werden, das neben der Option der Paketverfolgung in der Regel auch eine Versicherung der enthaltenen Gegenstände bietet.

So funktioniert das Tracking der Sendung

Um eine Sendung verfolgen zu können, muss diese zunächst mit einem von Menschen und Maschinen lesbaren Etikett versehen werden, Hierbei kann es sich zum Beispiel um einen Barcode, einen Data Matrix Code oder einen RFID-Chip handeln, der neben Angaben zur Adresse auch eine eindeutige Trackingnummer enthält. Wird das Etikett gescannt, gibt es dem verwendeten Gerät zu erkennen, wohin die jeweilige Sendung zu leiten ist. Die Ergebnisse eines jeden Scanvorgangs werden in einer zentralen Datenbank zusammengefasst und können auf Anfrage abgerufen werden. Der Weg der Sendung vom Absender bis zum Ziel ist damit nicht nur für den liefernden Paketdienst, sondern auch für den Kunden transparent.

Die Grundlage der Sendeverfolgung bilden die vom Adressaten an das Versandunternehmen übermittelten Auftragsdaten: Die hier enthaltenen Informationen ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Frachtstücks und beinhalten in ihrer elektronischen Form alle Solldaten, die für die Abwicklung des Transports benötigt werden. Anders als bei papiergestützten Verfahren lassen sich diese problemlos aufbereiten, abfragen, speichern und übertragen. In vielen Fällen beginnt das Tracking einer Sendung schon im Rahmen der Erfassung beim Versender. Bei privaten Sendungen erfolgt die Zuweisung der Sendungsdaten jedoch häufig erst im Anschluss an eine erste Kurzerfassung durch den beauftragten Lieferdienst. Sie wird bei Abholung der Sendung vor Ort vorgenommen.

Die Übermittlung der Daten findet über verschiedene Mobilfunk-Standards statt. In diesem Zusammenhang wird auch der als „Proof of Collection“ bezeichnete Abholnachweis generiert. Fortan wird die Sendung an allen weiteren Umschlagpunkten bzw. Gefahrübergängen gescannt. Dies geschieht entweder über fest an die Förderbänder montierte Scanner in den jeweiligen Sortierzentren oder mithilfe eines modernen Handscanners, den der Fahrer des Versandunternehmens bei sich trägt. Ein solcher Handscanner ist zusätzlich mit einem Touchscreen ausgestattet, das die Erfassung der Unterschrift des Empfängers und damit die Quittierung der Zustellung ermöglicht. Die bei jedem Scan ermittelten Ist-Daten dienen nicht nur der Dokumentation der Gefahrenübergänge („Proof of Transfer“), sondern auch dem Abgleich mit den anfangs festgelegten Soll-Daten. Ergibt sich hieraus eine Überschreitung des Zeitfensters, das für das Erreichen eines bestimmten Umschlagpunktes angesetzt war, löst dies eine Störungsmeldung aus. So wird auch im Rahmen der Auslieferung unmittelbar über eine Abweichung informiert („Proof of Delivery“). In ihrer Summe ergeben die an den verschiedenen Stationen durchgeführten Scans eine komplette Sendungshistorie. Diese erst macht die Aussage über den aktuellen Status der Sendung möglich.

Unterschiedliche Arten von Trackingnummern

Im Hinblick auf die verschiedenen Anbieter lassen sich grundsätzlich drei verschiedene Typen von Sendungsnummern unterscheiden. Während einige Logistikunternehmen auf die Nummer der Versandeinheit als weltweit eindeutiges Nummernsystem setzen, nehmen andere Versender eine Zuweisung von Nummernkreisen vor. Hierzu zählt beispielsweise DHL. Dienstleister wie UPS verwenden wiederum Trackingnummern, die neben der Kundenkennung des Senders oftmals auch einen Servicecode enthalten, der Auskunft über die Priorität der jeweiligen Sendung gibt und damit eine wichtige Voraussetzung für die automatische Bevorzugung einer aufpreispflichtigen Express-Zustellung ist. Diese Sendungsnummern sehen typischerweise so aus: 1Z[Kundennummer des Senders][Servicecode][laufende Nummer][Prüfziffer]

Neben den bereits genannten Varianten existieren weitere Arten von Trackingnummern, derer sich Kurier-Express-Paket-Dienste regelmäßig bedienen. So nutzt zum Beispiel DHL Abflug- und Ankunftsflughäfen als IATA-Code, während German Parcel auf Hubs setzt und FedEx proprietäre Codes wie den URSA-Code verwendet.

Die kostenlose Sendungsverfolgung bei PAKET.net

Wer ein Paket verfolgen möchte, kann dies grundsätzlich auch auf der Homepage des jeweils bemühten Versanddienstleisters tun. Deutlich mehr Komfort bietet allerdings der kostenlose Service von PAKET.net: Hier werden verschiedene Trackingsysteme zusammengeführt, die sich zusammenhängend nutzen lassen. Der Besuch einer anderen Webseite ist demnach selbst dann nicht erforderlich, wenn mehrere über unterschiedliche Logistikunternehmen verschickte Sendungen überwacht werden sollen. Für den Kunden bedeutet dieser Umstand eine spürbare Erleichterung. Die Abfrage des Sendungsstatus ist denkbar einfach: Um einzusehen, welchen Verlauf das Paket genommen hat, an welchem Ort es sich derzeit befindet und wann es dem Empfänger voraussichtlich zugestellt werden kann, muss lediglich das Transportunternehmen und die einzigartige ID der Sendung in die Suchmaske eingegeben werden. Diese kann auf dem entsprechenden Etikett oder Paketschein abgelesen werden und macht eine eindeutige Zuordnung möglich. Binnen weniger Sekunden können so die gewünschten Informationen abgerufen werden – und zwar an sieben Tagen in der Woche, rund um die Uhr.

Beispiel einer Zustellung

Die Art und Weise, in der die einzelnen Schritte der Zustellung in der Sendungsverfolgung dokumentiert werden, variiert. Die Anbieter unterscheiden sich dabei nicht nur im Hinblick auf die Formulierung, sondern auch in Bezug auf die in der Paketverfolgung genannten Details. So kann die reale Sendeverfolgung von DHL zum Beispiel folgende Meldungen enthalten:

  • 1. „Die Auftragsdaten zu dieser Sendung wurden vom Absender elektronisch an DHL übermittelt.“
  • 2. „Die Sendung wurde im Start-Paketzentrum bearbeitet.“
  • 3. „Die Sendung wurde im Ziel-Paketzentrum bearbeitet.“
  • 4. „Die Sendung wurde in das Zustellfahrzeug gefahren.“
  • 5. „Die Sendung wurde erfolgreich zugestellt.“

PAKET.net unterstützt viele Anbieter

Auf PAKET.net können Kunden jede mit einer Trackingnummer versehene Sendung verfolgen, die mit einem der unterstützen Logistikunternehmen transportiert wird. Hierzu zählen:

Die mobile Sendeverfolgung

Wer ein Paket verfolgen möchte, muss dies nicht zwangsläufig vom Computer aus tun: Ein Zugriff auf die praktische Sendeverfolgung von PAKET.net ist auch über das Smartphone oder ein Tablet möglich. Damit sind Kunden besonders flexibel – sie können jederzeit einen Blick auf den Verlauf ihrer Sendung werfen und müssen diese zu keinem Zeitpunkt aus den Augen lassen. Eine Registrierung auf der Plattform ist nicht erforderlich; Pakete und andere Sendungen lassen sich auch ohne Account verfolgen. Damit ist für eine hohe Sicherheit der persönlichen Daten garantiert.

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